Le document que voici a été rédigé dans le but d’aider la présidence à préparer un ordre du jour, à traiter les différents articles d’un ordre du jour et à formuler des questions et des interventions. On y explique aussi comment appliquer quelques unes des règles de procédure de base. La brochure intitulée Règles de procédure de l’AFPC constitue un bon document de référence.
OUVERTURE :
- La présidence dit : « La séance est ouverte! Je déclare la réunion de (nom de la section locale ou de l’Élément de l’AFPC) ouverte pour l’examen de questions dont l’assemblée pourra être saisie. »
APPEL DES DIRIGEANTES ET DES DIRIGEANTS :
- La ou le secrétaire procède à l’appel des dirigeantes et des dirigeants, à voix suffisamment haute pour que tout le monde puisse l’entendre. (Les dirigeantes et les dirigeants assument la direction de la section locale sur une base continue et devraient montrer l’exemple en assistant aux réunions).
- La ou le secrétaire fait l’appel des dirigeantes et des dirigeants en les nommant tour à tour :
- « Présidente ou président, vice présidente(s) ou vice président(s), secrétaire, trésorière ou trésorier, chef délégué syndical, etc. »
- La ou le secrétaire consignera dans le procès verbal le nom des dirigeantes et des dirigeants présents et absents.
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR :
- L’assemblée est saisi d’un ordre du jour par voie d’une motion (présentée, appuyée, modifiée, le cas échéant, et adoptée par l’assemblée). L’ordre du jour doit être préparé avant la réunion (habituellement par la ou le secrétaire, la présidente ou le président) après consultation auprès du Bureau de direction. Il doit être distribué à toutes les personnes qui assistent à la réunion ou affiché bien en vue à l’avant de la salle.
- La présidence dit : « Voici l’ordre du jour de la réunion. Quelqu’un veut il présenter une motion? »
- Un membre du Bureau de direction (habituellement la ou le secrétaire) propose l’adoption de l’ordre du jour; cette motion est habituellement appuyée par un autre membre du Bureau.
- Une fois adopté, l’ordre du jour sert de guide à la présidence durant la réunion.
LECTURE ET APPROBATION DU PROCÈS VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE :
• Choisir l’une des propositions suivantes :
La présidence dit : « La ou le secrétaire veut elle ou veut il lire le procès verbal de la dernière réunion. » La ou le secrétaire se lève pour faire la lecture du procès verbal et s’assure que tout le monde dans la salle l’entend.
ou
La présidence distribue des exemplaires du procès verbal de la dernière réunion et donne aux membres de l’assemblée quelques minutes pour l’examiner.
• La présidence dit: « Le procès verbal contient il des erreurs ou des omissions? » (pause) « Sinon, quelqu’un veut il présenter une motion. »
NOTA : S’il y a des corrections à faire au procès verbal, il faut un vote à la majorité simple pour qu’elles soient apportées. Par ailleurs, les questions renvoyées par le procès verbal à la réunion en cours doivent dès lors être inscrites sous la rubrique Questions courantes dans l’ordre du jour (voir « QUESTIONS COURANTES »).
RAPPORT DE LA TRÉSORIÈRE OU DU TRÉSORIER :
• La présidence dit : « Si la trésorière ou le trésorier veut bien présenter son rapport sur la situation financière de la section locale. »
• La trésorière ou le trésorier présente le rapport et propose son adoption.
• La présidence dit : « Vous avez entendu le rapport de la trésorière ou du trésorier; elle ou il en a proposé l’adoption. »
« La motion a été appuyée. »
« Êtes vous prêts à ce que la question soit mise aux voix? » (Dès lors, l’assemblée se prononce sur le rapport de la trésorière ou du trésorier).
COMMUNICATIONS ET FACTURES :
• Avant la réunion, le Bureau de direction aura examiné les factures et fait des recommandations à leur sujet. Il aura aussi lu les lettres et préparé des recommandations les concernant. Les lettres nécessitant la prise de mesures (se joindre à un organisme, faire un don, etc.) doivent être lues à l’assemblée et s’accompagner d’une recommandation du Bureau de direction à l’assemblée.
• La présidence dit : « Y a t il des lettres ou des factures à présenter? »
• La ou le secrétaire répond en conséquence.
• La présidence dit : « Vous avez entendu que le Bureau de direction recommande de verser ________ $ à (mentionner le nom de la personne ou de l’organisme) pour (préciser à quelle fin). Quelqu’un propose t il le versement de cette somme? »
RAPPORTS DES COMITÉS :
• Les rapports doivent être présentés par écrit. Demander à la personne qui présente le rapport de venir en faire la lecture à l’avant de la salle. Les rapports des comités doivent normalement être brefs et clairs. Le comité se réunit pour faire des plans qui seront soumis à l’approbation des membres. Le rapport renferme seulement ce qu’il faut de renseignements pour permettre aux membres de saisir ce dont il est question.
• La présidence dit: « La présidente ou le président du comité __________ veut il bien présenter son rapport. »
• La présidente ou le président du comité lit le rapport et propose son adoption. Un autre membre du comité appuie habituellement la motion.
• La présidence dit : « Le rapport est mis en discussion. »
NOTA : La présidente ou le président du comité qui présente le rapport doit demeurer à l’avant de la salle (pour répondre aux questions et donner des renseignements complémentaires, entre autres) jusqu’à ce que l’assemblée ait adopté le rapport.
QUESTIONS COURANTES :
• Il s’agit de questions dont a déjà été saisi la section locale, soit parce qu’elles ont été présentées sous la rubrique « Affaires nouvelles » à une réunion antérieure, soit parce que, plus tôt au cours de la réunion en cours, elles ont été renvoyées pour être traitées sous la présente rubrique.
• La présidence dit : « Y a t il des questions courantes? »
• S’il y a lieu, la ou le secrétaire communique à la présidence les questions devant être portées à l’attention de l’assemblée.
• La présidence lit tour à tour chaque question à haute voix, demande pour chacune d’elle si quelqu’un désire en proposer l’examen puis, lorsqu’une proposition est dûment appuyée, invite les membres à délibérer. Lorsque toutes les questions ont été traitées…
• La présidence dit : « Y a t il d’autres questions courantes? »
• En l’absence de réponse, la présidence clôt la rubrique « Questions courantes » et passe au point suivant de l’ordre du jour de la réunion.
MISES EN CANDIDATURE ET ÉLECTIONS :
• La présidence dit: « Passons maintenant au point suivant de l’ordre du jour : mise en candidature et élection des dirigeantes et dirigeants. »
• La présidence lit à haute voix et décortique les règles régissant les mises en candidature et les élections (voir le livret de l’AFPC sur les règles de procédure ainsi que les Règlements des Éléments et des sections locales).
• La présidence laisse la parole à la personne qui procédera aux mises en candidatures et mènera les élections. Il s’agit habituellement de la présidente ou du président du comité des candidatures.
NOTA : Les candidates et candidats doivent être des membres en règle. Ces personnes doivent se dire disposées à accepter la charge et à en exécuter les fonctions si elles sont élues. Les candidates et candidats sont élus à la majorité simple. Les dirigeantes et dirigeants élus, auxquels on doit faire prêter le serment professionnel immédiatement avant leur entrée en fonction, doivent montrer l’exemple en assistant aux réunions.
SERMENT PROFESSIONNEL:
S’il s’agit d’un homme :
« Je, (dites votre nom), ayant été élu dirigeant de l’Alliance de la Fonction publique du Canada, déclare solennellement que, durant mon mandat, je respecterai et ferai respecter les Statuts, m’acquitterai des fonctions de ma charge, préserverai la dignité du syndicat et tiendrai toujours pour confidentielles toutes les affaires du syndicat qui seront portées à ma connaissance. »
S’il s’agit d’une femme :
« Je, (dites votre nom), ayant été élue dirigeante de l’Alliance de la Fonction publique du Canada, déclare solennellement que, durant mon mandat, je respecterai et ferai respecter les Statuts, m’acquitterai des fonctions de ma charge, préserverai la dignité du syndicat et tiendrai toujours pour confidentielles toutes les affaires du syndicat qui seront portées à ma connaissance. »
AFFAIRES NOUVELLES :
• Les affaires nouvelles sont celles dont l’assemblée est saisie pour la première fois. Elles peuvent émaner de recommandations contenues dans les rapports des différents comités, de lettres ou de factures, ou encore provenir de membres désirant aborder un sujet quelconque.
• Les questions (s’il y en a) sont soulevées et la présidence les traite en appliquant les règles de procédure normales, c’est à dire qu’elle soumet chaque question au débat selon qu’une motion est présentée et appuyée par les membres.
• La présidence dit : « Nous allons maintenant traiter d’une affaire nouvelle. »
LEVÉE DE LA SÉANCE :
• La présidence dit: « Notre ordre du jour étant épuisé, je déclare la séance levée. »
ou
• La présidence dit: « Le temps prévu par les Règlements de notre section locale pour tenir la réunion étant écoulé, je déclare la séance levée. »
• Une motion de levée de la séance sera étudiée si ni l’une ni l’autre des circonstances susmentionnées ne s’est produite.